メール
メールの書き方要点
ヘッダー部分
- 件名(Subject)
- 件名はメールの内容が簡潔に分かるようなもの（本文の簡潔・適切な要約）にすること。
書籍の背表紙に相当する。受信者は件名を見て読むかどうか、読む順番を決める。 - 宛先(To)
- メールの名宛て人のみ「宛先」に指定するように。
- CC
- Carbon Copyの略。メールの内容を共有して欲しいメンバーに送るときに使う。この欄に入力されたアドレスは受け手全員に見える。
- BCC
- Blind Carbon Copyの略。この欄に入力された宛先は他の受け手からは見えない。
お互いが知り合いではない相手に対して一斉送信する場合にはこのBCCを用いる。
Body部分
- メール冒頭
- 名宛て人が誰かを明示する（返信の時には省略可）。
自分の所属と氏名を明示する。 - メール本文
-
- 30～35文字程度で改行する。
- 内容は簡潔にして具体的に。読み手の立場で考えること。
- 親しき仲にも礼儀あり、スッキリ丁寧な文体を心がけること（手紙のような挨拶は不要）。
- 相手に何かを願い出るときにはそれなりの気遣いを。
- 本文の最後は「よろしくお願いいたします」（「今後とも」、「なにとぞ」、…etc）
- 半角カタカナ、環境依存文字は使わない(ことになっている)。
環境依存文字:ローマ数字(ⅠⅡⅰⅱ)、㈱㈲、①②㊤㊦、♡♦、㊐、㎝,㎏,㍉,㌕、℡、㍻㍼…など-
Windows 
-
MacOSX 
-
- メール署名
- 署名欄は必要。
場合によっては使い分けるように（公的なメールは所属も明示する方が望ましい）。
返信
- 返信機能を安直に使わないこと
- アドレスを使い回したいためだけに、「相手の目に付いたメールに返信する」ということはしてはならない。新規の要件なら、新規作成すること。
返信は話のつながりがあるケースだけ用いる。
返信先のアドレスに注意(複数アドレス宛のメールに返信すると不要な相手にメールを送ってしまうことがある） - 依頼・お願いメールは最後までけりを付ける
- 自分から依頼メールを送った場合には最後に自分が返信して終わるように心がけよ。相手から返事をもらって放置は相手を不安にさせる。
事例研究
メール受信画面より
| 差出人 | 件名 | 送信日時 |
|---|---|---|
| 高橋裕子 | 2024/11/26 | |
| 新垣彩 | ミーティング時間変更の件 | 2024/11/26 |
| 亀井圭織 | 安倍先生へ♡ | 2024/11/26 |
| 道重なつみ | ミーティングについて | 2024/11/26 |
| たなかっち | こんにちは | 2024/11/25 |
| 光井圭 | 光井です | 2024/11/25 |
| 李真理 | xxx大学○○ゼミミーティング時間変更のお願い | 2024/11/25 |
| 銭紗耶香 | お願いがあります | 2024/11/24 |
- 李さんのメールはすぐ確認して返事を出そう。
- 新垣さんのメールはなんだ?ミーティングの時間、変更なんてしてないぞ?
- 道重さんのメールも見るのは見るけど、なんだろ？
- あとのメールは迷惑メールかな？見なくてもいっか。
メール1
差出人:たなかっち<tanaka@mail.xxx-u.ac.jp>
宛先:LA-ML<soc_la@mail.xxx-u.ac.jp>
CC:Abe Ai<abe@mail.xxx-u.ac.jp>
送信日時:2024/11/26
ﾐｰﾃｨﾝｸﾞ16:00に変更よろ
すいません( ｀・ω・´)
早目のお返事お待ちしています♪
差出人:Abe Ai<abe@mail.xxx-u.ac.jp>
宛先:田中明日香<tanaka@mail.xxx-u.ac.jp>
CC:LA-ML<soc_la@mail.xxx-u.ac.jp>
送信日時:2024/11/27
xxx大学社会学部1回生 田中明日香様
xxx大学社会学部○○ゼミ担当の安倍愛です。
メール拝見いたしました。
>ミーティング16:00に変更よろ
上記○○ゼミ11/30(土)ミーティング時間変更のお申し出の件ですが、
田中さんのご希望には添いかねます。
当初の予定通りミーティングを行いたく存じます。
あしからずご了承ください。
勝手言って申し訳ありませんが、
なにとぞよろしくお願いいたします。
--
xx大学社会学部 安倍 愛
e-mail:abe@mail.xxx-u.ac.jp
「こんにちは」って私になんか用？迷惑メールかと思ったわ。
誰に宛てたメール？中身読むと私になんか言ってるみたいやけど。メーリングリストを宛先にされても「私」に宛てたことにならないよ？
っていうかお前誰やねん？わざわざ名簿引っ張り出して調べたっつうねん。
「ミーティング」ってなんやねん？所属調べて何の何時のミーティングか分かったわ。めんどくさ。
「変更よろ」。嫌だ。あんたに命令されるいわれない。
「すいません( ｀・ω・´)」ってこいつ日本語知らんな。というかこの顔文字、2ちゃんねるなんかに嵌まっているのか？要注意だな。
「お早目のお返事」ってなんでお前の都合を押しつけられなあかんねん。
「♪」ってこっちは機嫌が悪いんじゃ！
結論：11/30 16:00って時間空けられるけど、わざわざ手間暇かける気もせんね。
差出人:
宛先:
CC:
送信日時:2024/11/26
←誰に宛てたメールか書くこと。
←次に自分の所属と名前を明確にする。
ﾐｰﾃｨﾝｸﾞ(「半角カナ」は使うな！)16:00に変更よろ
すいません(最悪でも「すみません」。普通は「申し訳ありません」)( ｀・ω・´)(公的なメールに顔文字はダメ。ついでに2ちゃんねるっぽい表現は嫌われる。絶対に止めること)
早目のお返事お待ちしています(「はよ返事寄こせ」といった一方的な要求はしない）♪(お遊びメールではないときには余計な装飾は不要、というか邪魔、ぶっちゃけイラッと来る）
←最後に署名は必要
メール2
差出人:新垣彩<niigaki@mail.xxx-u.ac.jp>
宛先:Abe Ai<abe@mail.xxx-u.ac.jp>,LA-ML<soc_la@mail.xxx-u.ac.jp>
CC:
送信日時:2024/11/26
安倍先生
こんにちは。新垣彩です。
11/30(土)のミーティングですが、
時間： 16:00
に変更してください。
--
新垣彩
e-mail:niigaki@mail.xxx-u.ac.jp
丁寧なようで微妙に押しつけがましい失礼なメールだなあ。
学生ってこんなものかな？就職活動の時困るだろうなあ。
メールの書き方教わってないんだろうなあ。
情報処理実習担当者は責任取れよ。
(読み手にとって「時間変更」は青天の霹靂、いきなり「件」といわれてもなんのこっちゃ？)
差出人:新垣彩<niigaki@mail.xxx-u.ac.jp>
宛先:Abe Ai<abe@mail.xxx-u.ac.jp>,
(←安倍先生宛ならそれ以外の宛先はCCにする）
CC:
送信日時:2024/11/26
安倍先生
こんにちは。(←少し軽い。あえて書かないほうがよい)
○○ゼミを受講しているxxx大学社会学部3回生の(所属は明確に)新垣彩です。
11/30(土)の11:00に(具体的に)お願いしておりました卒業論文テーマ設定(具体的に)ミーティングですが、
どうしても都合が付かなくなりました。
ご多忙の中、大変恐縮ですが
時間： 16:00
に変更してくださいいただけないでしょうか。(こちらからの一方的な申し出をするときは相応にお願いすること。「してください」は命令文)
何卒よろしくお願いいたします。(定番の締め)
--
新垣彩
e-mail:niigaki@mail.xxx-u.ac.jp
メール3
差出人:李真理<Lee@mail.xxx-u.ac.jp>
宛先:Abe Ai<abe@mail.xxx-u.ac.jp>
CC:LA-ML<soc_la@mail.xxx-u.ac.jp>
送信日時:2024/11/26
安倍先生
いつもお世話になっております。
○○ゼミを受講しているxxx大学社会学部3回生の李真理です。
11/30(土)11:00にお願いしておりました卒業論文テーマ設定ミーティングですが、
どうしても都合が付かなくなりました。
ご多忙の中、大変恐縮ですが開始時間を16:00に変更していただくことは可能でしょうか。
勝手言って本当に申し訳ありません。
何卒よろしくお願いいたします。
--
xxx大学社会学部3回生 李真理
e-mail:Lee@mail.xxx-u.ac.jp
しっかりした礼儀正しい学生だなあ。
何とか無理をしてでも要望に応えたいね（実際に応えられるかどうかは別だが）。
他の学生と希望時間被っているけど、当然こっち優先だね！