Word講座

番号付け(Numbering)・多段リスト(Multilevel Lists)

章タイトルと節タイトルに連番を振る。「多段リスト(Multilevel Lists)」を用いる。

• 1.章タイトル
• 1.1.節タイトル

となるよう連番を振ってみよう。

まずは章タイトル・節タイトルの文字列を全部選択する。

離れた文字列の選択を行う時はCtrlキーを押しながら、マウスポインタで次の文字列を選択する。

段落グループの「アウトライン」をクリックすると「リストライブラリ」が出てくるので、設定したい書式を選択する。

※この「アウトライン」はMulitilevel Lists機能であって、Oultilne機能ではない。

今回は右上のリストを選択する。

「アウトライン」はリストの書式を選択するためのメニューであり、実際にはそのとなりの「段落番号」の設定を行っている。

章タイトル・節タイトルに連番が振られる。

章と節は対等ではなく、章の中に節が入るようにする(節は章の下位項目)。そのために節タイトルにカーソルを置き、タブ(Tab)キーを押す。

章タイトル・節タイトルが階層化される。

リストの形式を変えたければ、再度「アウトライン」をクリックして、「リストライブラリ」から好みの書式を選択する。

文書構造とアウトライン(Outline)

文書の中のどの行が章タイトル・節タイトルであるかを示すために、前項では連番を付した。人間が視覚的に判断する上では(文書を印刷して見る上では)これが分かりやすい。しかし文書のどの部分が章タイトル・節タイトルであるかをデジタル情報として記録しておいたほうが、後に応用が利くことがある。

文書中の役割(章タイトル・節タイトルなど)をデジタル的に記録することを文書構造の「マークアップ」という。文書構造をマークアップするためにWordでは「スタイル」機能を用いる。そしてマークアップされた文書構造の概略を確認し、操作するために「アウトライン」機能が提供されている。

アウトライン機能

文書構造をマークアップし(見出し限定)、概略を確認し、操作する

スタイル機能

文書構造をマークアップし、書式を設定する

「スタイル」機能と「アウトライン」機能は協調して用いるが、今回はまずアウトライン機能を見てみよう。

改めて新規文書に入力済みの論文のテキストを貼り付ける。

[表示]リボンから[表示]グループの[アウトライン]ボタンをクリックする。

文書の編集画面が「アウトライン」モードになる。

「アウトライン」モードから設定できるのは見出し(レベル1～レベル9)と本文。それ以外の文書構造のマークアップは次で見る「スタイル」機能を用いる。

章タイトルは見出し「レベル1」、節タイトルは見出し「レベル2」に設定する。レベルの設定は「アウトラインツール」をマウスで操作するか、タブ(Tab)キーを用いる。タブキーを押すと今いるレベルの一つ下位のレベルで見出し設定され、Shift+タブキーを押すと今いるレベルで見出し設定される。またタブキー、Shift+タブキーで既定のレベルの上げ下げができる。

文書中のみだし部分のみを表示させることもできる。それにより文書全体の概略(アウトライン)を確認することができる。

節タイトルまで表示させたければ「レベル2」を選択する。

この状態で節単位で文章の順序を入れ替えることができる。節タイトルを移動するだけで節全体(節中の本文)が移動する。移動はドラッグ操作、「切り取り・貼り付け」操作、アウトラインツールのボタン操作で行う。

見出しの設定が終わり、文書構造の確認・修正が終わると「アウトライン表示を閉じる」。これて通常の編集画面に戻り、見出しがマークアップされた状態となる。

文書構造とスタイル(Style)の設定

段落番号の設定を含む書式設定と「アウトライン機能」で用いた文書構造のマークアップを組み合わせると、見出し書式などの文書の書式設定が効率的にできる。

改めて新規文書に入力済みの論文のテキストを貼り付る。

文書要素の指定は「スタイル」機能を用いる(「見出し」だけならアウトライン機能でも可)。

スタイルの一覧を表示し、必要な文書要素がなければ、「スタイルの作成」をしておく。今回は「段落」要素がないので、これを作成する。

[書式から新しいスタイルを作成]の「名前」蘭に「段落」と入力し、「変更」。

[書式から新しいスタイルを作成]の「書式」ボタンをクリックし、下に出てくる「段落」をクリックする。

[段落設定]ダイアログボックスが出てくるので、「インデント」「最初の行」に「字下げ」「1字」の設定をする。

[段落設定]ダイアログボックスの「OK」、[書式から新しいスタイルを作成]ダイアログボックスの「OK」を押すと、「スタイル」に「段落」が加わる。

1. 全文選択をして「スタイル」から「段落」スタイルを適用する。
2. 「章タイトル」に「スタイル」より「見出し1」スタイルを適用する。
3. 「節タイトル」に「スタイル」より「見出し2」スタイルを適用する。

文書構造のマークアップが完了した。この後、各要素に適した書式を設定する。

1. 「段落」は字下げ(設定済み)。
2. 「見出し」に連番(段落番号)を設定する。
   1. 「見出し1」の一つの行(例えば「はじめに」)にカーソルを置き、[段落]グループの[アウトライン](リストライブラリ)より、好みのリスト形式を選択する。
   2. カーソルをそのままにして(「はじめに」の行にカーソルがある状態)、[スタイル]の「見出し1」を右クリックする。

      

   3. 「選択箇所と一致するように見出し1を更新する」を選択する。
   4. 「見出し2」の一つの行(例えば「論文の目的」)にカーソルを置き、[段落]グループの[アウトライン](リストライブラリ)より、上で選択したのと同じリスト形式を選択する。
   5. 「見出し1」と同じ作業(選択箇所と一致するように見出し2を更新)を行う。
3. 「段落」「見出し」ほか、さらに書式を設定したい要素があれば、「スタイル」から該当要素を右クリックし、「変更」より適宜書式設定する。
4. アウトライン表示にして、「見出し」のみ表示するように設定し、論文全体の流れ、書式の一貫性の確認をするとよい。

   

課題2:「社会学入門前期レポート」(形式)

入力済みテキストファイル「社会学入門前期レポート」を用いて、作成例:「社会学入門前期レポート」と同等の文書を作成せよ。